¿Qué es un ERP? ¿Para qué sirve y qué beneficios aporta?

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El uso generalizado de software para empresas ha convertido al programa ERP en el eje sobre el que gira cualquier tipo de negocio. Su adaptabilidad y sus funciones son solo dos de sus características más destacadas, sin embrago las pequeñas y medianas empresas aún no lo están adoptando de forma masiva.

La razón principal es la idea de que el costo de implementación y mantenimiento es prohibitivo para las empresas más pequeñas que no tienen los recursos para invertir en software y capacitación para trabajar con su nuevo sistema. Hoy vamos a desmontar estos mitos.

Pero empecemos por el principio.

¿Qué es un ERP?

La función principal de todo sistema ERP (Enterprise Resource Planning), es la de integrar los distintos departamentos o áreas de una organización a través de un sistema de información conjunto.

Esta gestión sincronizada de la información conlleva grandes beneficios como: la detección precoz de problemas o duplicidades, una toma de decisiones más informada y ágil, la optimización de los recursos con la consiguiente reducción de costes y tiempos de ejecución, etc.

Una de las principales características, y también ventajas, de los ERPs es que se trata de plataformas modulares. Es decir, en función de las necesidades de cada organización o entidad, se podrán activar o configurar unos determinados módulos y hacer que crezca conforme crece tu empresa.

Es decir el mismo ERP no será igual en dos empresas distintas ni llevará a cabo las mismas funciones. La customización y la personalización es clave para poder sacar el máximo partido a un software de estas características.

Principales beneficios de un ERP

  1. Optimización de los procesos de gestión
    La coherencia, homogeneidad de los datos e interacción entre las distintas áreas de la empresa desde una única herramienta, permite mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización.
  2. Mejora el proceso de toma de decisiones
    La centralización de la información, aumento de su calidad y disponibilidad en tiempo real, agilizan y mejoran extraordinariamente los tiempos de respuesta.
  3. Seguridad de datos
    Todos los datos de la empresa se encuentran en un único contenedor (base de datos) y su acceso protegido y restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de mantenimiento y backup.
  4. Roles y niveles de acceso
    No todos los miembros de una empresa requieren de la misma información para desempeñar su trabajo. Estos roles y niveles de acceso se pueden configurar generalmente para cada usuario particular o por perfiles de usuarios. Por ejemplo, comerciales, recursos humanos, gerencia, etc.
  5. Modularidad y Escalabilidad
    El uso de cualquier herramienta de gestión no debe suponer nunca un freno al crecimiento o evolución de la empresa. Un buen solución ERP debe de cubrir las necesidades actuales y disponer de módulos adicionales para ser desplegados o incorporados en cualquier momento.
  6. Adaptación a las necesidades reales
    El ERP debe configurarse y adaptarse totalmente a las necesidades de tu empresa, si bien es cierto que deben cuestionarse y revisarse los principales procesos desencadenantes de la actividad principal de la empresa.
  7. Automatización de tareas
    Las tareas periódicas o repetitivas (informes, seguimientos, comunicaciones, reclamaciones, etc.) pueden automatizarse para reducir al mínimo la dedicación de recursos y centrarse en aquellas más productivas.

 

El aumento de eficiencia conseguida, la disminución de errores y la reducción de tareas, permiten disminuir los costes empresariales y ganar en competitividad.

 

¿Por qué necesito un software de gestión ERP?

Fundamentalmente porque no se puede seguir trabajando «como siempre» con la única excusa de que «así se ha hecho toda la vida y funciona». No ponemos en duda que así sea, pero sí que se pueda competir en igualdad de condiciones con el resto del sector.

El objetivo primordial de un software ERP no es tanto el cambiar la forma de trabajar como el poder responder a los clientes en poco tiempo. Poder informar de dónde está un pedido o de qué ha sucedido con la mercancía que se esperaba es una virtud imprescindible para ambas partes del proceso de venta.

Quizá muchos se pregunten si esta inversión merece o no la pena. La respuesta es un rotundo sí ya que:

  • A mayor rapidez de trabajo, mejor opinión sobre tu empresa y mayor volumen de pedidos.
  • La inversión se recupera en poco tiempo.
  • El ahorro de tiempo es directamente proporcional a una mejora en la eficacia de cada trabajador.
  • Su uso es muy sencillo y fácil de entender.

Para finalizar, cabe destacar que cada vez son más softwares ERPs que están alojados en la nube y que tienen un acceso 100% web y sin instalaciones. En un contexto en el que la movilidad y el teletrabajo están a la orden del día, el poder acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet al corazón de tu negocio es fundamental.

¿Que te proponemos con nuestro MasterERP?

Eso se lo contaremos en el próximo episodio….

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